Uno de los grandes retos de los departamentos de IT es el de comprender cómo cada persona utiliza los diferentes servicios de Office 365. Comprendiendo esto, es posible priorizar los esfuerzos a nivel de administración, configuración y uso de la aplicación, permitiendo centralizar las campañas de adopción a usuarios y las formaciones.
Office 365 ya cuenta con multitud de herramientas de reporte que les permite entender el uso que hacen los usuarios de las herramientas. Los más relevantes son los más de 18 informes que ofrece el dashboard de informes de uso del Centro de Administración de Office 365 y el Content Pack de analíticas de uso que se lanzó para Power BI.
Hoy se presenta un nuevo conjunto de características que permitirá mejorar los informes de uso y cómo se interactúa con ellos.
Informes de uso de Microsoft Teams
Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta crucial para millones de personas. Por fin se ha anunciado una nueva gama de reportes de uso de Microsoft Teams que permitirá comprender mucho mejor cómo los usuarios interactúan con la herramienta.
El informe de actividad de usuarios proporciona una vista completa de las actividades más comunes que realizan los usuarios en Teams. Se puede analizar cosas como la participación de los usuarios en el chat de los equipos, cuantos se comunican por chat privado y cómo participan en llamadas y reuniones. Esta información se puede ver a nivel de tenant o a nivel de usuario (con privacidad para no ver los nombres de usuario):
El informe de uso de las apps de Teams da información sobre cómo los usuarios conectan a Teams y desde qué clientes (incluyendo las apps móviles) para poder comprender cuales son las aplicaciones de Teams más populares.
Estos informes llegarán en la primera mitad de 2018.
Visualizar informes de uso con Power BI
Power BI cuenta con un Content Pack para visualizar informes de uso de Office 365 que se encuentra actualmente en preview pública. A comienzos de 2018, este Content Pack se renombrará y pasará a llamarse Office 365 Usage Analytics. A la vez que se renombre, se aumentarán sus capacidades para combinar la inteligencia de los reportes de uso con las capacidades de análisis interactivo de Power BI, proporcionando unos informes de uso extremadamente potentes y útiles.
El Content Pack incluirá nuevos informes de uso para Microsoft Teams, además de mejorar los ya existentes de SharePoint, Exchange, Yammer, grupos, Skype y otros.
El informe de Teams permitirá ver cómo trabajan los usuarios en sus equipos, incluyendo toda la actividad generada en equipos, filtrados por tipo de actividad, usuarios activos, etc. Será muy útil para poder localizar equipos que han quedado en desuso, un problema que preocupa a los administradores de Teams.
APIs de informes de Microsoft Graph
Las APIs de informes de Microsoft Graph permiten a los clientes acceder a los datos que proporcionan los informes de uso de Office 365. Estas APIs están en preview pública desde marzo y dejarán de ser preview la semana que viene. Los web services de informes actuales se retirarán y dejan de estar soportados en octubre.
También se proporcionará un nuevo endpoint beta que devolverá un objeto de datos JSON con soporte completo para ODATA. El nuevo endpoint se integrará por completo en el Microsoft Graph SDK. Más información.
Acceso a los reportes de uso
En muchas organizaciones, la tarea de conducir el uso y adopción de Office 365 es compartida por el departamento de IT y por otros responsables no IT, como departamentos de comunicación, de formación y otros. Estas personas no tienen acceso al Centro de Administración de Office 365. Proporcionar acceso a los reportes de uso es crucial para poder conducir satisfactoriamente el uso y adopción.
Por ello, se introduce un nuevo rol de administración en Office 365 llamado Report Reader. Este rol se podrá dar a los usuarios que se considere oportuno y podrán acceder al Centro de Administración de Office 365 sólo para leer informes de uso. También permitirá utilizar en Content Pack de informes de uso de Power BI (Office 365 Usage Analytics) y acceder a la información devuelta por la API de informes de Microsoft Graph.
Puntuación de uso de Office 365
Al igual que Office Secure Score proporciona una puntuación sobre el estado de la seguridad en un tenant de Office 365, se presenta unos nuevos informes que harán algo parecido con el uso y adopción de las distintas herramientas.
Informes por escenario y nivel de madurez: permitirá ver cómo la organización está utilizando los distintos servicios de Office 365 divididos por escenarios como colaboración en documentos, comunicación, reuniones, trabajo en equipo, colaboración social, inteligencia, movilidad, cumplimiento, etc. Para cada escenario se obtendrá una puntuación que determinará el nivel de madurez de la empresa con Office 365 permitiendo mejorar el camino que se está siguiendo en la Transformación Digital.
Recomendaciones y acciones a tomar: para ayudar a maximizar el valor de Office 365, la puntuación de uso proporcionará recomendaciones contextuales personalizadas que ayudarán a mejorar la puntuación de cada uno de los escenaros.
Usage Score (o puntuación de uso) estará disponible en 2018.
Pon tus informes en acción
La guía de adopción de usuarios a Office 365 proporciona un plan para aprovechar los informes de uso de Office 365 para cumplir con el objetivo de impulsar la adopción del usuario final. Esta guía está disponible como parte de Microsoft FastTrack para ayudarte a una implantación más rápida. FastTrack puede ayudarte a comenzar o a extender el uso de tus servicios, incluyendo ayuda con los recursos y servicios para los planes de adopción.
Si quieres más información sobre todo lo presentado en informes, puedes consultar el anuncio oficial en: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365-Blog/What-s-new-in-Office-365-Usage-Reporting-Ignite-Edition/ba-p/109157
Más novedades de Office 365 en Ignite 2017
Consulta otros posts que hemos escrito con novedades:
- Novedades en SharePoint y OneDrive
- Novedades en Reportes de Uso
- Novedades sobre Microsoft Teams
- Novedades sobre LinkedIn en Office 365
-
También puedes leer las novedades que se presentaron en Inspire Conference 2007
Author: Miguel Tabera
📱 La tecnología es mi pasión… y esta gran pasión me ha acompañado desde muy pequeño y ha definido toda mi trayectoria profesional. Gracias a la tecnología he conocido a cientos de personas fantásticas y he podido recorrer todo el mundo para participar en eventos, conferencias, sesiones y otras iniciativas de las Comunidades Técnicas.
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