Esta semana se está celebrando la conferencia Microsoft Ignite, en la que se está presentando multitud de novedades para todo Microsoft 365. Tras los posts sobre Microsoft Search, Microsoft Teams y Microsoft 365, ahora le toca el turno a OneDrive para la Empresa. Si quieres conocer todas las novedades que se han presentado, no te pierdas este post.

Recuerda que algunas de estas novedades también afectan a SharePoint Online, que tendrá su propio post exclusivo.

Files on-demand para Mac

Tras el éxito de los archivos bajo demanda o files on-demand introducidos el año pasado en Windows, ahora le toca el turno a los equipos Mac. Esta semana se ha lanzado a Office Insiders esta capacidad, que permitirá ahorrar espacio en disco pudiendo ver al completo la carpeta de OneDrive en el equipo, pero sólo descargando los archivos que se necesite. El resto de los archivos se podrán ver en la carpeta, pero sin ocupar espacio y se descargarán cuando se intenten abrir, lo que hace que los usuarios puedan seguir trabajando de forma natural. Esta funcionalidad también soportará la sincronización de bibliotecas de SharePoint Online.

Los iconos de estado te permitirán ver si el archivo está o no descargado y, desde las acciones, podrás forzar su descarga:

Si se intenta abrir un documento que no está descargado, se descargará al momento y abrirá:

Soporte para modo oscuro en OneDrive para Mac

El Modo Oscuro funciona con las aplicaciones que trae Mac por defecto y ahora lo hará también con OneDrive para Mac. Cuando se habilite Modo Oscuro, OneDrive cambiará a este tema oscuro en toda su UI.

Integración de Files on-demand con el sensor de almacenamiento

Windows 10 es capaz de liberar espacio automáticamente del PC prescindiendo de archivos que no se necesiten, como archivos temporales, instalaciones antiguas de Windows o la papelera de reciclaje. El sensor de almacenamiento puede ejecutarse automáticamente para hacer estas tareas. En la nueva versión de Windows 10, que se publicará en octubre, files on-demand estará integrado en el sensor de almacenamiento.

Cuando el usuario se quede sin espacio, el sensor de almacenamiento hará que los archivos no marcados como “Mantener siempre en este dispositivo” se liberen y vuelvan a quedar como copia en la nube.

Sincronización entre organizaciones

Existe una gran necesidad de poder sincronizar carpetas compartidas por usuarios de otras organizaciones, como partners, colaboradores externos, clientes, etc. Se ha anunciado que será posible sincronizar carpetas de múltiples tenants de Office 365 tanto en PC como Mac.

Experiencia móvil mejorada

La app de OneDrive hará más sencillo el escaneo de recibos, tarjetas de visita y pizarras digitales con un nuevo botón de escaneo ubicado directamente en la barra de la pestaña principal de la app. OneDrive aprovecha el poder de Office Lens para capturar los elementos físicos alrededor del usuario y convertirlos en un PDF fácil de leer.

Además, se ha añadido la posibilidad de añadir manualmente desde la app los metadatos de SharePoint si la biblioteca en la que vamos a guardar las capturas tiene metadatos.

Hoy se lanza en iOS y en preview en Android la característica más solicitada en UserVoice, que es la posibilidad de cargar las fotos del teléfono automáticamente en cuentas de OneDrive para la Empresa. Esta experiencia será la misma que ya tenía la carga de fotos con cuentas consumidor de OneDrive.

Ahora, cuando queramos compartir un archivo, podremos también compartirlo directamente en Teams:

Se mejora también la vista de Compartido conmigo para añadir filtros de ordenación por algunos metadatos como “Compartido por” y “Fecha en que se compartió”.

También se ha trabajado en dar inteligencia a las reuniones. Cuando se haga una captura de una pizarra, OneDrive automáticamente buscará en el calendario de Outlook del usuario para identificar si está en una reunión y compartir la captura con el resto de los asistentes.

Comentarios en archivos no Office

Ahora existe la posibilidad de añadir comentarios a los archivos a medida que unos usuarios colaboran con otros. Esta característica permitirá al usuario trabajar en grupo no sólo en documentos de Office, sino con fotos, dibujos CAD, PDF, o cualquiera de los más de 320 tipos de archivos que actualmente se soporta. Los usuarios pueden dejar notas, colaborar y obtener notificaciones cuando se mencionan para asegurarse de que están siempre enterados.

Compartir de forma inteligente

A final de este año, llegarán nuevas características que permitirán compartir los archivos y documentos de una forma más inteligente.

La primera es la opción de compartir fácilmente contenido relevante con los asistentes a la reunión. Por ejemplo, si el usuario acaba de presentar una presentación de PowerPoint, se le pedirá que la comparta con los otros asistentes una vez que la reunión ha terminado. Si el usuario ha hecho una foto de la pizarra de la aplicación OneDrive, se le pedirá que lo comparta también.

También se ha añadido nueva funcionalidad a la experiencia de captura en iOS y Android de modo que, al guardar un documento escaneado o una imagen a una biblioteca de documentos de SharePoint, los usuarios podrán agregar metadatos en ese documento o imagen. Los metadatos se cargarán, junto con el documento o la imagen, a la biblioteca de documentos seleccionada. Esta capacidad ayuda a desbloquear posibles casos de uso con flujos de trabajo directamente desde el teléfono.

Finalmente, cuando un usuario abra un documento de Office almacenado en SharePoint, podrá ver la ficha con la información que Office almacena internamente sobre el documento para ver el número total de vistas y las personas que han visto el documento. Si el documento se guarda en OneDrive, verá la misma lista de personas que han visto y la cuenta de vista en una línea de tiempo como en las aplicaciones OneDrive.

Novedades en búsquedas

Se ha mejorado las analíticas en iOS y ahora es más sencillo comprobar cuantas visualizaciones tienen tus archivos compartidos o quién ha visto tus archivos. Cuando abras un archivo desde la sección de mi usuario, podrás ver en la barra superior quién lo está viendo.

Como ya se anunció en septiembre, se está dando más valor a las fotos y las imágenes almacenadas en OneDrive y SharePoint. Usando Inteligencia Artificial, se determina dónde se tomaron las fotos, se reconoce los objetos y se extrae el texto en las fotos. Este reconocimiento y extracción de texto permite buscar imágenes tan fácilmente tal y como se busca en contenido de documentos. Por ejemplo, se puede buscar en una carpeta de recibos escaneados el recibo que mencione “sushi”. Los archivos de vídeo y audio también se vuelven completamente buscables gracias a los servicios de transcripción de vídeo de los que hablamos en el post de Microsoft Teams.

En cuanto a la transcripción del vídeo, se ha anunciado que a final de año estarán disponibles al completo para todos los vídeos de SharePoint y OneDrive. Al ver un vídeo o escuchar un audio, aparecerá la transcripción completa para mejorar la accesibilidad y para poder ser usada en las búsquedas de contenido:

Además, la Inteligencia Artificial que funciona por detrás de este contenido extraerá palabras clave o keywords que podrán ser usadas para hacer búsquedas o para desencadenar que se arranque un flujo de Microsoft Flow, lo que abre a escenarios muy interesantes en los que se pueda catalogar contenido y lanzar flujos específicos según una temática.

Para finalizar con la Inteligencia Artificial, también va a ser posible ver un resumen del contenido de un documento antes de abrirlo. La vista de analíticas de los documentos hará un resumen inteligente del contenido y puntos importantes del documento e informará al usuario del tiempo que tardará en leerlo. ¡Alucinante!

Aprobación de acceso con un clic

Ahora, siempre que alguien solicite acceso a un elemento, se podrá aprobar o rechazar la solicitud con un solo clic directamente desde la última versión de la aplicación de Outlook escritorio y Outlook Online.

Otras novedades de OneDrive para la Empresa

  • Soporte a SharePoint Server 2019: SharePoint Server 2019 llegará en octubre. El cliente de sincronización de OneDrive (onedrive.exe) soportará la sincronización de bibliotecas de SharePoint Server 2019. Además, se soportará la funcionalidad de files on-demand.
  • Soporte AutoCAD: se ha anunciado un partnership con Autodesk que añadirá más soporte a los formatos de archivo de AutoCAD tanto en OneDrive como en SharePoint.

Más información

Puedes ver más información en el artículo original en el que nos hemos basado para escribir este post: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-OneDrive-Blog/OneDrive-Announcements-at-Ignite-2018/ba-p/255201

No olvides también consultar con frecuencia el blog del equipo de OneDrive: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-OneDrive-Blog/bg-p/OneDriveBlog

Otros artículos de Microsoft Ignite 2018

Desde estos enlaces puedes acceder al resto de posts que hemos escrito sobre Microsoft Ignite 2019:

Author: Miguel Tabera Pacheco

Miguel Tabera Pacheco es MVP de Microsoft en el área de Office Servers and Services, siendo sus principales pasiones SharePoint y Office 365.
Trabaja como Modern Workplace Transformation Regional Lead en la Market Unit de Modern Workplace de Avanade en España. Ha sido nombrado como uno de los “Top 25 European Office 365 Influencers” (2016) y como uno de los “Top 25 European SharePoint Influencers” (2017) por la organización de la European SharePoint Conference.
Es fundador de la Comunidad Técnica de SharePoint & Office 365 de Madrid (www.MadPoint.net), una comunidad de ayuda que reúne a todos los profesionales y amantes de Office 365 de Madrid, en la que se organiza eventos presenciales y webcasts sobre Office 365 y que organiza anualmente la versión para Madrid del evento mundial SharePoint Saturday (www.spsevents.org).
También colabora activamente con revistas y grupos de usuarios del mundo Microsoft y participa activamente en eventos de la comunidad. Puedes seguirle en Twitter (@migueltabera​).

Microsoft Ignite 2018: Novedades en OneDrive para la Empresa

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