En este post vamos a recoger todas las novedades que giran en torno a la colaboración y la gestión de contenidos, centrándonos principalmente en las aplicaciones de SharePoint y OneDrive, sin olvidarnos de Lists, las integraciones con Teams y las novedades en cuando administración y seguridad.

Sin lugar a dudas, en los últimos años el compromiso de Microsoft ha estado en la forma en la que los trabajadores colaboran. Es evidente la transformación que ha sufrido la arquitectura de SharePoint con el objetivo de impulsar nuevas experiencias junto con el resto de aplicaciones que conforman la suite de Microsoft 365. Los flujos de trabajo con Power Automate, las integraciones con Power Apps o las mejoras en cuanto a las búsquedas, son sólo algunos ejemplos de estas mejoras.

Experiencias de colaboración y contenido enriquecido en OneDrive

Para ir abriendo boca, vamos a comenzar a repasar las novedades que han llegado sobre OneDrive. De esta forma, entendiendo OneDrive como una aplicación que se centra en facilitar la colaboración, organización y almacenamiento de nuestros archivos y carpetas personales, vemos como la experiencia de uso va a mejorar notablemente con las siguientes novedades.

  • Acceso rápido y ordenación de nuestras bibliotecas compartidas. Microsoft se ha inspirado en las listas de acceso rápido que tenemos en el Explorador de Windows para crear una lista que nos permita acceder a los sitios en los que hemos accedido recientemente o bien en donde hemos abierto un archivo.
  • Organizar los accesos directos: Para ello, Microsoft ha incorporado la acción de “Agregar a OneDrive”. Esta, es otra forma de poder añadir cualquier carpeta compartida o biblioteca de documentos y poder organizarnos mucho mejor en nuestro OneDrive.
  • Experiencia de uso compartido mejorada. Para los usuarios menos expertos esta nueva mejora le facilitará mucho la vida a la hora de compartir documentos con otras personas.  A partir de ahora podremos ver de un simple vistazo, quién tiene acceso ya al documento y compartirlo de forma sencilla en Teams.
  • Transcripción de vídeo en las reuniones de Microsoft Teams. Esta era otra de las actualizaciones más esperadas, ya que podremos saltar instantáneamente a la parte de reunión que más nos interese de la reunión. Además, seguiremos disfrutando del resto de características que nos permiten comentar, compartir y mencionar al resto de personas.

Organizar nuestro trabajo con Microsoft Lists

Microsoft Lists también viene cargado de novedades en este Ignite 2021. A continuación, pasaremos a enumerar todas las novedades que trae consigo esta aplicación que tan buenos resultados está trayendo a los usuarios de Microsoft 365 para la colaboración con listas.

  • Vista de tablero: Una de las principales novedades es el anuncio de que pronto podremos trabajar con la vista tablero, la cual nos vendrá muy bien para cuando queramos hacer seguimiento de los elementos de un proceso de trabajo.
  • Actualización del editor de texto enriquecido. Microsoft continúa implementado mejoras en la forma de editar en la vista en cuadrícula y una de ellas es el nuevo editor de texto enriquecido. Una de las novedades es que, si cometemos un error en la edición, podremos revertir los cambios. Una opción que me parece muy útil.
  • Uso compartido de enlaces mejorado. Otra de las novedades que trae consigo Microsoft Lists es que ahora las listas admiten las mismas capacidades de intercambio de  vínculos que los archivos, por lo que podremos compartir nuestros elementos con cualquier persona, como siempre, de dentro o fuera de la organización.
  • Microsoft Lists llega a Android y a iOS. Microsoft ha anunciado que la aplicación de Microsoft Lists llegará a los dispositivos Android e iOS a principios de año. Sin duda, otra apuesta más de Microsoft por esta aplicación. Además, Microsoft da la oportunidad de registrase para acceder a la vista previa de la aplicación, si estás interesado simplemente tienes que acceder aquí.
  • Accede a la aplicación de Microsoft Lists sin conexión. Podrás acceder a Lists y trabajar con ellas en modo sin conexión siempre y cuando tengas la aplicación de sincronización de OneDrive, . De esta forma, tus cambios se sincronizarán de forma automática cuando vuelvas a recuperar la conexión.

Actualizaciones de Office.com para administrar mejor el contenido, las personas y las reuniones

La página de Office.com también trae actualizaciones en este evento. No sólo la versión de escritorio, si no también la aplicación móvil vienen cargadas de novedades en cuanto a la mejora de la experiencia de usuario. A continuación, repasaremos todas las novedades:

  • Acciones recomendadas: Personalmente, esta es una de las novedades que más me gusta, ya que dota de funcionalidad esta pantalla inicial, no sólo para acceder las aplicaciones si no también para realizar acciones como acceder a una reunión o responder a un comentario, entre otras.
  • Eliminación del límite de elementos en contenido: Otra de las novedades que podemos encontrar dentro de Office, es que Microsoft ha eliminado el límite de la cantidad de elementos que podemos consultar desde la vista de archivos usados más recientemente y el desplazamiento será infinito.
  • Navegación por persona y reuniones. A partir de ahora, podremos navegar entre las diferentes personas de nuestra organización y consultar los archivos que hemos compartido con ellos de forma sencilla.

Además, también podremos consultar nuestro histórico de reuniones y el contenido relacionado con las mismas, con el fin de mejorar la experiencia de búsqueda.

  • Nueva experiencia de creación de contenido: Pues sí, aquí tenemos para mí, una de mis actualizaciones favoritas dentro de Office. Microsoft ha mejora la experiencia de usuario a la hora de crear contenido dentro de Office. Desde aquí podremos crear archivos de Office, iniciar un formulario o una lista o, incluso, añadir una publicación en Yammer. Además, podremos crear archivos partiendo de plantillas.

Colaboración entre SharePoint y Microsoft Teams

En cuarto lugar, llegar el turno de SharePoint y la colaboración con Teams. Este es otro de los grandes bloques del artículo y donde Microsoft también ha traído muchas novedades. Así que, comenzamos a repasar cada una de ellas.

  • Creación de noticias y páginas de SharePoint desde Teams. Desde principios año ya podíamos editar páginas y noticias desde Teams, pues bien, en breve podremos también crearlas sin salir de Teams. En Microsoft nos quieren ayudar a que diseñemos páginas y noticias lo más intuitivas y atractivas para los usuarios, por lo que nos proporcionarán plantillas y contaremos con el mismo editor de SharePoint. A partir de aquí, será nuestro turno para dejar llevar nuestra imaginación a la hora de compartir el contenido.
  • Plantillas conectadas de Microsoft 365: Sinduda, esta es mi característica preferida de todas las actualizaciones de este bloque. Microsoft nos permitirá utilizar plantillas dentro de Teams para dar de alta nuestros equipos, partiendo de una estructura prediseñada de canales, aplicaciones de gestión de proyectos y las plantillas de sitio de SharePoint. Todo ello con la ayuda de las plantillas de Microsoft 365, las cuales serán editables directamente desde la aplicación de Teams.
  • Crea y visualiza tus listas desde la barra de herramientas de SharePoint. A partir de ahora también podremos crear listas y acceder a ellas de una forma mucho más rápida desde SharePoint, sin necesidad de acceder a Microsoft Lists, mejorando nuestra capacidad de colaboración.

El centro de administración de SharePoint ofrece nuevos conocimientos para los administradores

Ya esta llegando a la recta final de esta recopilación de novedades y no podíamos dejarnos las actualizaciones que ha presentado sobre el centro de administración de SharePoint. Entre las principales novedades destaca la alineación de su diseño con el resto de centros de administración, un mejor rendimiento en cuanto a velocidades de cargar se refiere, un aumento de almacenamiento, entre otras que veremos a continuación:

  • Movimiento de carpeta (KFM) para MacOS en OneDrive. Esta nueva actualización, nos permitirá mantener nuestras carpetas de escritorio y archivos, protegidos en OneDrive, sin importar desde donde estemos trabajando. Pues bien, esta nueva funcionalidad llega también a los usuarios de macOS, al igual que ya podían disfrutar de ella en Windows.
  • Los informes de sincronización de OneDrive ahora son compatibles con Mac. Como podéis observar, muchas de las novedades de este bloque vienen sobre todo centradas para los usuarios de macOS. Pues bien, a partir de ahora, los usuarios de Mac, también podrán consultar los informes de sincronización y saber quién inicia sesión, quién tiene KFM habilitado, quién tienen errores de sincronización, entre otros.
  • Administrar equipos y sitios de grupo conectados al canal. Sin duda esta era una de las novedades más esperadas, ya que con la creciente subida de usuarios de Teams, la gobernanza de los canales a veces resultaba complicada. Pues bien, a partir de ahora, podremos consultar todos los canales conectados a un equipo y, desde el propio centro de administración, asegurarnos de que estos cumplen con las políticas de seguridad correctas y, en caso contrario, poder modificarlas. Este mismo panel, también lo tendremos disponible desde el centro de administración de Teams.
  • Escaneo de archivos del Administrador de migración para Box: También llegan las novedades para los usuarios que estén pensando en realizar alguna migración de contenido. Pues bien, para ellos, Microsoft ha habilitado un centro de conocimientos prácticos de nuestro entorno de origen para planificar eficazmente las migraciones. Ahora, podemos agrupar con etiquetas el contenido y programar dicha migración.
  • Migración de los flujos de trabajo de SharePoint Server a los flujos de Power Automate. Microsoft no se ha olvidado de los usuarios que cuentan todavía con versiones locales de SharePoint, así que, para ellos, ha traído una nueva funcionalidad para que puedan migrar sus flujos de trabajo directamente a Power Automate. Todo lo que se necesita es simplemente proporcionar el sitio de origen y luego ingresar el destino. Una vez completada la migración, el usuario tendrá que validarlos.
  • Cambio de nombre del tenant de SharePoint: ¡Por fin! Cuantas veces un cliente nos ha pedido modificar el nombre de dominio de SharePoint para su organización en Microsoft 365. Pues bien, a partir de ahora podrán hacerlo. Para ello, podéis acceder aquí y unirnos a la preview de esta nueva funcionalidad, la cuál se habilitará de manera progresiva para todos los clientes.

Seguridad y cumplimiento en SharePoint

Por último, tenemos que hablar de seguridad, una de las piezas fundamentales dentro del ecosistema de Microsoft 365, para así asegurar la protección de toda la documentación que se comparte dentro de las organizaciones. De este modo, a continuación, repasaremos las dos principales novedades que se han presentado dentro de este apartado.

  • Políticas de acceso condicional granulares. Llegan las etiquetas de confidencialidad, las cuales nos permiten añadir más controles como, por ejemplo, requerir autentificación MFA al acceder a un sitio de SharePoint. Esto nos permitirá crear sitios de SharePoint en los que podamos compartir la información más confidencial de nuestra organización y asegurarnos de que siga las políticas de seguridad adecuadas de cara a la colaboración.
  • Gobernanza del acceso a los datos. A partir de ahora, podemos supervisar de una forma mucho más intuitiva la gobernanza de acceso y poder detectar un uso compartido excesivo e irregular. Además podremos revisar y monitorizar esta información y consultarla rápidamente sobre los sitios, como, su política de seguridad, nivel de acceso desde dispositivos no administrados… Además, podremos descargar dichos informes para su análisis.

Conclusiones finales

Sin lugar a dudas, este Microsoft Ignite ha traído muchísimas novedades dentro del apartado de la colaboración y el trabajo en equipo dentro de las aplicaciones de SharePoint, OneDrive y Lists. Muchas de ellas, eran totalmente esperadas y necesarias, ya que han sido demandadas en numerosas ocasiones por todos los usuarios de Microsoft 365.

Personalmente, me quedo con la llegada de las plantillas de Microsoft 365, las nuevas integraciones que se han presentado de SharePoint con Teams y con la funcionalidad de migración de los flujos de trabajo en SharePoint Server a Power Automate, una opción que creo que a muchas organizaciones les puede venir bien para dar ese salto a la nube.

Para vosotros, ¿que novedades de colaboración y comunicación son las que más estabais esperando?

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Referencias

La información que hemos recopilado en este post proviene de múltiples fuentes y anuncios. Te recopilamos aquí todos los enlaces por si quieres ampliar conocimiento:

Nuestros posts sobre Microsoft Ignite Fall 2021

Este post forma parte de una serie de posts en los que vamos a ir informando de todas las novedades sobre Microsoft 365 presentadas en este Ignite Fall 2021. A continuación, tienes los enlaces al resto de posts:

Author: Francisco José Egea Caballero

Ingeniero en Electrónica Industrial y Automática. Consultor de SharePoint y Microsoft 365 en Minsait. Coordinador de la Comunidad Técnica de SharePoint y Office 365 de Madrid (www.MadPoint.net). Durante los últimos años, mi experiencia profesional se ha centrado principalmente en el desarrollo de portales y aplicaciones utilizando SharePoint y Microsoft 365. Además, he trabajado en proyectos de análisis y visualización de datos con Power BI.
Microsoft Ignite Fall 2021: Comunicación y colaboración con SharePoint y OneDrive
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