En los días previos a este Microsoft Ignite 2022, Microsoft ya estuvo calentando motores dando a conocer la mayoría de sus nuevos productos de Microsoft Viva, pero se guardó un as en la manga: Microsoft Places.
La evolución del puesto de trabajo
El puesto de trabajo ha ido cambiando inexorablemente a lo largo de estos años: hemos pasado de trabajar físicamente en nuestras oficinas al work anytime, anywhere que nos abría las posibilidades de poder trabajar desde donde quisiéramos y cuando quisiéramos gracias a Office 365 y el trabajo en la nube, con la posibilidad incluso de abrazar el teletrabajo. Posteriormente, con la llegada de la pandemia, el teletrabajo se instauró en nuestras casas, convirtiéndolo en un paradigma totalmente inexplorado para muchos empleados. ¿Llegaba para quedarse? Todos lo dábamos por hecho.
El problema, además, no sólo radicaba en los empleados. Muchas empresas decidieron cerrar sus oficinas e incluso rescindir los contratos de alquiler para no incurrir en costes mientras la situación no se estabilizara; y si queríamos optar por un puesto en la oficina, teníamos que pasar por las aplicaciones de gestión de puestos que se hicieron tan famosas.
Sin embargo, con la desescalada, implicaba tener que volver a la oficina de forma obligada para muchos empleados que ya habían encontrado el balance perfecto. Y no nos engañemos, muchos de ellos también querían volver por encontrarse con sus compañeros después de tanto tiempo confinados y viéndolos por pantalla. ¿Qué hacemos entonces con medio país en las oficinas y el otro medio en casa? Y lo más importante, ¿cómo gestionamos ahora nuestra oficina y nuestros espacios de trabajo para ponerlo a disposición de los empleados cuando la mitad de nuestra fuerza de trabajo no quiere venir? Las filas de mesas con ordenadores, dejaron de tener sentido.
Microsoft ya se dio cuenta el año pasado a través de un estudio de que la próxima disrupción del trabajo iba a ser híbrido y que llegaba para quedarse. Y esto empezaba a generar otro tipo de cuestiones dentro de la experiencia del empleado: ¿Mis compañeros irán hoy a la oficina para ir yo también? ¿Y si voy yo y luego no va nadie? ¿Cuándo va a ir la persona de RRHH con la que tengo que hablar?
De los espacios a los lugares
¿Cuál es el propósito de una oficina? Es la pregunta más recurrente hoy en día en las empresas. Reimaginar el puesto de trabajo para proponer una flexibilidad real requiere de tecnología que ayude a construir un puente entre el mundo virtual y el físico. Y esta categoría de soluciones tecnológicas que emerge se le ha denominado Puesto de trabajo conectado o Connected Workplace para optimizar dichos espacios de trabajo y aquí entra Microsoft Places, la nueva nueva plataforma de puesto de trabajo conectado que reinventará el trabajo híbrido y en persona. Esta plataforma ofrece soluciones que coordinan el lugar donde se lleva a cabo el trabajo, modernizan la oficina con tecnología inteligente y optimizan el lugar de trabajo para las necesidades cambiantes. Entendámoslo con un video:
A continuación, describimos sus principales características:
Coordinación del trabajo para mejores resultados
- La programación híbrida de Microsoft Places aprovechará las capacidades de Outlook y Teams para ver la información semanal y ver cuándo planean estar en la oficina nuestros compañeros de trabajo y colaboradores cercanos, permitiendo ajustar nuestro horario para aprovechar la capacidad de poder vernos en persona.
- Además, la reserva inteligente de salas nos ayudará a descubrir los espacios disponibles con la tecnología adecuada para que coincida con el propósito de nuestras reuniones y la combinación de participantes bien sea en persona o de forma remota. Con Microsoft Places, podremos priorizar nuestro tiempo al máximo.
A continuación os dejamos una galería de imágenes de cómo sería para los empleados y como se configuraría la aplicación en Outlook para ponerlo a disposición, además, en Microsoft Teams:
Modernizar la oficina con tecnología inteligente
La tecnología es necesaria para poder potenciar la experiencia en la oficina, especialmente en aquellas que no fueron construidas para el trabajo híbrido.
- Con la orientación, ya no perderemos el tiempo buscando la sala de reuniones adecuada o siguiendo las señales obsoletas de los edificios; podremos acceder a un mapa en nuestro dispositivo móvil que nos guiará al lugar correcto. Y una vez estemos dentro, interactuar con nuestros dispositivos de Teams Rooms.
- La reserva de escritorio compartido nos permitirá ver dónde están sentados nuestros compañeros más cercanos y elegir mesa en consecuencia. Para ello, tendremos que cargar y/o configurar un mapa de nuestras oficinas.
- Por último, Microsoft Places también facilitará reuniones fortuitas, lo que permitirá a los compañeros crear fácilmente reuniones improvisadas y compartirlas con otras personas en la oficina.
Optimizar el espacio y los costes
Para administrar mejor el espacio físico, es necesario información sobre el espacio, como datos de utilización, oportunidades de ahorro de energía y tendencias de ocupación. Estos aportes son los que guían los ajustes dinámicos del workplace en un día en particular, como cambiar el exceso de salas de reuniones a pequeñas a salas de colaboración. Y con un conocimiento avanzado de la ocupación esperada, las empresas podrán ir más allá con la optimización del espacio, reduciendo los pisos disponibles en los días con menor ocupación, ahorrando gastos de energía y mejorando la experiencia en el lugar de trabajo. Todo ello gracias a la potencia de Microsoft Graph, que nos permite combinar las señales de gente y lugares.
Roadmap, licenciamiento y modelo de costes de Microsoft Places
Si bien es cierto que en el Microsoft Ignite no se ha hablado del licenciamiento de Microsoft Places, nuestra apuesta es que va a ser un modelo Freemium: las características de los empleados que estarán integradas en Teams y Outlook para poder seleccionar cuándo y dónde van a trabajar será gratuito con la licencia de Microsoft 365 que se disponga, pero si la compañía quiere explotar esa información de forma eficiente a través de la nueva administración que aparecerá, deberá pagar un licenciamiento adicional. Lo que sí se sabe es que llegará para este 2023.
Os dejo la pregunta que tuve la oportunidad de preguntarle a Jeff Teper durante el evento acerca sobre su visión:
Y vuestra oficina, ¿está lo suficientemente modernizada para el Connected Workspace y Microsoft Places? 😉
Nuestros artículos sobre Ignite 2022
Este artículo forma parte de una serie de artículos con los que pretendemos acercaros todas las novedades de la conferencia Microsoft Ignite 2022.
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