Uno de los servicios de colaboración más interesantes de Office 365 son los Grupos de Office 365, también conocidos por “Outlook Groups” o por “Office Groups”. Los empleados de las empresas pueden crearlos en el momento y comenzar a colaborar rápidamente mediante servicios cruzados como SharePoint/OneDrive, buzón de correo, Planner, calendario, Power BI, etc.

Debido a su gran popularidad y uso se puede dar un problema de organización y gobierno, sobre todo en grandes organizaciones con miles de empleados que pueden crear cientos y cientos de grupos para diferentes tareas, proyectos y colaboraciones. Los usuarios pueden acabar teniendo bastantes grupos de Office 365 en la interfaz y es posible que muchos de estos grupos ya no se usen puesto que pertenezcan a un proyecto ya cerrado o terminado.

Para ayudar a solucionar este problema, Microsoft ha anunciado que se encuentra en preview pública la posibilidad de establecer expiración en los Grupos de Office 365.

Cómo configurarlo

La expiración de los Grupos de Office 365 puede configurarse desde el portal de Azure Active Directory o mediante los PowerShell de administración de Azure Active Directory. Para configurarlo hay que hacer lo siguiente:

Para crear una política en tu tenant, selecciona Usuarios y grupos y selecciona Configuración de grupos:

Verás una opción llamada Expiración (preview), selecciónala:

Especifica el tiempo de vida en días del grupo y selecciona a qué grupos quieres aplicar la política de expiración: todos, los seleccionados o ninguno (para deshabilitar una política ya existente).

Los propietarios de un grupo recibirán notificaciones de renovación 30 días, 15 días y 1 día antes de la fecha de expiración. Desde esa notificación, podrán renovar el grupo con un sólo clic:

Si los propietarios no renuevan el grupo durante ese período, su grupo expirará y será borrado. Los propietarios de los grupos borrados recibirán una notificación haciéndoles saber que su grupo  se ha borrado y dándoles la oportunidad de restaurarlo en un nuevo plazo de 30 días tras la eliminación. En este enlace puedes consultar más información sobre cómo funciona la expiración de los grupos.

Esta funcionalidad es posible gracias a una nueva característica publicada recientemente que permite borrar y restaurar Grupos de Office 365 a los usuarios. Ahora es posible restaurar un grupo y todo su contenido (incluyendo SharePoint, Planner y Outlook) en un período de 30 días desde que el grupo fue borrado. Puedes consultar más detalles en cómo restaurar grupos de Office 365 eliminados.

Requisitos

El único requisito necesario para configurar esta expiración es tener contratado Azure AD Premium, que puede contratarse de forma independiente o comprando la suite de licenciamiento Enterprise Mobility + Security.

Microsoft Teams

Si te estás preguntando si esta política de expiración es aplicable a Microsoft Temas, la respuesta es sí. Si un grupo de Office 365 expira, se borrará también el contenido de Teams, así como de SharePoint, Planner, Outlook, Yammer, etc.

Referencias

Puedes consultar el artículo original del blog de Enterprise Mobility + Security en el que nos hemos basado para hacerte llegar esta información en castellano.

Author: Miguel Tabera Pacheco

Miguel Tabera Pacheco es MVP de Microsoft en el área de Office Servers and Services, siendo sus principales pasiones SharePoint y Office 365.
Trabaja como Director de Desarrollo de Negocio en Necsia, empresa tecnológica especializada en soluciones basadas en la nube de Microsoft y en ciberseguridad. Ha sido nombrado como uno de los “Top 25 European Office 365 Influencers” (2016) y como uno de los “Top 25 European SharePoint Influencers” (2017) por la organización de la European SharePoint Conference.
Es fundador de la Comunidad Técnica de SharePoint & Office 365 de Madrid (www.MadPoint.net), una comunidad de ayuda que reúne a todos los profesionales y amantes de Office 365 de Madrid, en la que se organiza eventos presenciales y webcasts sobre Office 365 y que organiza anualmente la versión para Madrid del evento mundial SharePoint Saturday (www.spsevents.org).
También colabora activamente con revistas y grupos de usuarios del mundo Microsoft y participa activamente en eventos de la comunidad. Puedes seguirle en su espacio en Docs.com (http://docs.com/migueltabera) y en Twitter (@migueltabera​).

Azure AD Automated Expiration para Grupos de Office 365 ya en preview

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