Cuadrar una cita con una o varias personas suele ser una tarea tediosa y que quita mucho tiempo y necesita varios correos electrónicos. Estos procesos frenan mucho nuestra productividad. Microsoft ha lanzado en preview una nueva utilidad que puede ayudarnos a cuadrar citas con nuestros contactos.

La utilidad se llama Calendar.help y está pensada para ayudarnos con la gestión de citas mediante un asistente virtual. Calendar.help utiliza a Cortana como si fuera tu asistente o secretaria. Cuando tengas que cuadrar una cita, podrás delegar esta tarea a Cortana para que lo haga por ti, tanto con personas de dentro como de fuera de tu organización.

¿Cómo funciona?

Una ve inscrito en el servicio, basta con añadir a Cortana en cc a un mail e indicarle las preferencias que tengas para reservar la cita:

Cortana recibirá el mail y comenzará a contactar por email con la persona o personas con las que te quieres reunir, proponiéndoles huecos de tu calendario y cuadrando con lo que le digan. Todo esto utilizará servicios cognitivos como comprensión del lenguaje para interactuar con las personas. Además, te irá avisando durante el proceso hasta que la cita esté cerrada:

En estos vídeos se puede ver a Cortana en acción:

¿Funciona bien?

Hemos podido probar el asistente y nos ha sorprendido lo bien que funciona. Cortana es muy flexible, ya que puedes indicarle tú algunas franjas, pedirle que busque en tu agenda, pedirle que de preferencia a lo que le diga la otra persona, decirle si quieres la cita de inmediato o la semana siguiente… una facilidad y naturalidad que se agradece mucho.

Las personas que reciben los mails de Cortana también pueden interactuar enviando y recibiendo correos hasta que se haya encontrado los mejores huecos. En las pruebas que hemos hecho, la interacción ha funcionado muy bien.

Además, es importante señalar que, aunque Calendar.help y los mails de Cortana están siempre en inglés, puedes enviar y contestar a los mails en otro idioma y Cortana los entenderá. Hemos probado a pedirle en español que gestione una cita y lo ha entendido perfectamente. Las respuestas de las otras personas también se han entendido en español. Suponemos que se usan servicios de traducción por detrás.

¿Cómo se configura?

Al probar Calendar.help nos ha sorprendido que, para ser la primera versión, se ha tenido en cuenta muchos aspectos de configuración relacionados con calendarios y citas que son esenciales.

Cuando empiezas a configurar, Cortana te irá pidiendo datos básicos como nombre, zona horaria, franja en la que estás trabajando:

A continuación, te enseña cómo deberías gestionar las citas poniendo a Cortana en CC en los mails:

Y te hace sugerencias de cosas que puedes pedirle. Como veréis, es muy flexible:

Y finalmente, te ayuda a gestionar la primera cita, en la que te convocan a una reunión para explicarte mejor cómo funciona el servicio:

Tras esto, es posible configurar más parámetros como la duración preferida de las reuniones, días preferidos, la hora a la que comes, si quieres o no que te reúnan mientras comes y posibilidades para incluir salas de reunión:

Por último, y algo que suele ser ahora una preocupación… Calendar.help gestiona enlaces a reunión de Skype Empresarial. Pero si ya estás en modo Teams Only, te gestionará los enlaces a reunión de Microsoft Teams. Todo un detalle que otras utilidades como FindTime todavía no hacen.

Cómo probar Calendar.help

Para probar el servicio, será necesario inscribirnos con una cuenta profesional o educativa de Office 365 desde la web https://calendar.help/.

Ojo, que actualmente sólo te puedes inscribir por invitación y el servicio te pedirá un código durante el registro. Buceando por las redes hemos encontrado el código “CupcakeFrosting” que nos ha funcionado a nosotros.

Estaremos pendientes de la evolución del servicio, que de momento tiene muy buena pinta.

Author: Miguel Tabera Pacheco

Miguel Tabera Pacheco es MVP de Microsoft en el área de Office Servers and Services, siendo sus principales pasiones SharePoint y Office 365.
Trabaja como Modern Workplace Transformation Regional Lead en la Market Unit de Modern Workplace de Avanade en España. Ha sido nombrado como uno de los “Top 25 European Office 365 Influencers” (2016) y como uno de los “Top 25 European SharePoint Influencers” (2017) por la organización de la European SharePoint Conference.
Es fundador de la Comunidad Técnica de SharePoint & Office 365 de Madrid (www.MadPoint.net), una comunidad de ayuda que reúne a todos los profesionales y amantes de Office 365 de Madrid, en la que se organiza eventos presenciales y webcasts sobre Office 365 y que organiza anualmente la versión para Madrid del evento mundial SharePoint Saturday (www.spsevents.org).
También colabora activamente con revistas y grupos de usuarios del mundo Microsoft y participa activamente en eventos de la comunidad. Puedes seguirle en Twitter (@migueltabera​).

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